אם אתם בעלי עסק, עצמאיים, מנהלים, עם שותפים או בלי אתם בוודאי חווים חלק או כל אחד מהדברים הבאים:
#עומס בלתי נגמר ומשימות שנופלות בין הכיסאות.
#בזבוז זמן בישיבות/דיונים/קריאת מיילים שחוזרים על עצמם.
#עובדים ומנהלים בו זמנית – נותנים הנחיות ורצים לבצע?
#כיבוי שריפות ועוד….
אז קודם כל אתם בחברה טובה… אבל מה שיותר חשוב זה שהפתרונות קלים, זמינים ובעיקר כרוכים בלא יותר מאשר שינוי חשיבה.
אז הנה כמה אבני יסוד – סמכו עלי הכל נראה מובן מאליו, אך מניסיוני אלו בדיוק הדברים שבדרך כלל לא מתעכבים עליהם, והם הם שורש מרבית התופעות איתן פתחתי את הפוסט.
הגדרת תפקידים
כל ארגון לא משנה מה גודלו צריך להתחיל מהגדרות תפקיד. גם אם זה מופע של איש אחד, צריך לפרוט את משימות הארגון ולחלק את התפקידים לפי יכולת, מיומנות וגם לפי הרצון והפניות לעסוק במשימה.
אם תעשו הכל בעצמכם – תבצעו הכל בבינוניות, תפספסו משימות, תתרחקו מהעשייה המרכזית הנחוצה לקידום ופיתוח העסק ובסופו של יום תקרסו.
אם לא תחלקו את התפקידים לא תנצלו את משאבי הארגון בצורה מיטבית, תגלו לעתים מאוחר מדי, שיותר מדי אנשים עובדים על אותן משימות בעוד שמשימות אחרות נזנחות.
ומה אם אני ארגון של איש אחד? ובכן גם לזה יש פתרונות – אפשר להחליט מה הכרחי ומה לא ואפשר גם להוציא למיקור חוץ משימות שאינכם טובים בהן או שאינן מביאות לידי ביטוי את הכישרונות והיתרונות היחסיים שלכם (עוד נחזור לכך בהמשך…).
תכנון קדימה שבועי/חודשי/שנתי – העיקר תכננו…
אתם עובדים מאד קשה על השיווק, פוסטים, ניוזלטרים ופתאום מגלים שמחר יום השנה הבינלאומי ל-X שיושב בול על העסק שלכם, פספוס (יש יום כזה ממש לכל דבר, יום משפחה, יום הליכה, יום ראייה, יום פיצה, יום החתול ויום הכלב ממש יום לכל דבר-מוזמנים להציץ כאן).
אתם מתחילים שבוע חדש פותחים את הלוז ומגלים ששבוע הבא יש חג, ידעתם את זה אבל זה כל הזמן נדחק ועכשיו לכו להזמין מתנות ממותגות, אירוע לעובדים, משלוח וביקור לקוחות (הזדמנות מצוינת להגיד שלום ולדבר על תוכניות לתקופה הקרובה)…פספוס.
יש לכם בנק רעיונות מהמם מלא דברים שאתם רוצים לעשות, אבל לא יודעים איך לגשת לזה, מוציאים הכל יחד כדי לא לפספס ואז זה יוצא חובבני, שיווק לא יעיל, ללקוחות נמאס קצת לשמוע בכזאת תדירות ופתאום נגמר התקציב.
קחו את לוח השנה, שבצו בהתאם לאירועים השונים, חלקו את התקציב, הכינו תוכנית פעולה כך שתוכלו גם לחלק את המשימות בצורה ברורה ומסודרות, תדעו שכל הרעיונות יש להם תאריך ייעודי, תכינו בהתאם תוכנית שיווקית והכל יעבוד מסודר ובקצב הנכון.
הפכו את ישיבת הלו״ז שלכם לנוהל עבודה קבוע (חודשית/שבועית – מה שנכון לכם ולעסק שלכם) בה תעברו לתכנון ממוקד ופרטני לרמת היום והשעה – שיטתיות ועקביות מסוג זה היא דרך בטוחה לניהול, שליטה והצלחה ותחסוך לכם אין סוף ישיבות מפוזרות המתחילות כל פעם מאותה הנקודה ואז שרשור מיילים בדיוק על אותו הדבר…).
חלקו עומסים והשקיעו במקצוענים
הבטחתי שנחזור לנושא הזה כששכתבתי על סוגית הגדרות התפקידים – אז הנה עוד דרך לשכלל ולשפר אותה השווה התייחסות בנפרד משום חשיבותה.
כאמור, עובד יחיד (או מספר עובדים מצומצם) חייב להכיר במגבלותיו.
בדיוק כפי שאתם מעבירים חומרים לטיפול סוכן הביטוח או רואה החשבון כך כדאי שתעשו במשימות נוספות שגם אם ביכולתכם לבצען לבטח יוסיפו עומס, ידרשו מכם זמן ארוך ויקר ויבוצעו באיכות פחותה – לדוגמא הקמת האתר העסקי, טיפול בקשרי לקוחות, טיפול בתהליכים בירוקרטיים ועוד. גם אם אתם מוכשרים לבצע את אחת המשימות הללו חשבו היטב, האם בשקלול הכללי של קשב, מקצוענות, ויתור על משימות אחרות, זמן (זמן עבודה או זמן אישי) משתלם לכם לבצע אותן בעצמכם? האם המשימות הללו מביאות לידי ביטוי את היתרון היחסי שבשבילו הוקם העסק שלכם? נכון, יתכן שביצוע בעצמכם יוזיל, יקצר או אפילו יקנה לכם תחושת שליטה על המשימה אבל חשבו היטב – מהו המחיר האלטרנטיבי שאתם משלמים על כך – לרוב הוא יקר הרבה יותר.
לקוחות נכונים…
יש דבר כזה? הרי, כל לקוח הוא ברכה!
האמת שזה לא נכון, חשוב לכבד כל פניה, לא לשרוף גשרים או לסגור דלתות, זה נכון, אבל לא כל לקוח מתאים לכם. יתכן שמה שהם מבקשים מכם כרגע לא ביכולות שלכם, עדיף להעביר הלאה לקולגה מלתת שירות לא טוב, זה יפגע בכם לטווח הארוך מול אותו לקוח, מול לקוחות עתידיים וגם מול הלקוחות הקיימים האחרים שלכם.
יש לקוחות שפשוט אין איתם "כימיה" לפעמים ניתן להתגבר על זה ולפעמים זה פשוט מתכון לחוסר שביעות רצון של שני הצדדים, למדו לשחרר ולאחל ללקוח בהצלחה, במקום אחר.
תנועו קדימה במקום להילחם על הלקוח הלא נכון לכם, תבינו מדוע יש חוסר התאמה ונסו להבין כיצד ניתן למנוע או לשפר זאת לעתיד.
הקפדה ועקביות במוצר, בשירות ובמחיר…כי ״טוב שם טוב משמן טוב״
אחד הדברים שהופך את רשת "ארומה" למוצר מנצח היא העקביות במוצרים, לא משנה כמעט לאיזה סניף תכנסו, אם תזמינו כריך-X אתם יודעים בדיוק מה תקבלו.
תקפידו על סטנדרט קבוע זהו חלק מתהליך תיאום הציפיות שלכם עם הלקוחות והשמירה עליהם לאורך זמן, כמובן שאם שדרגתם מוצר רצוי שתסבו את תשומת לבם.
אל תנפקו הצעות מחיר "שרירותיות". במקרה ויגיע לקוח פוטנציאלי שקיבל המלצה מלקוח קודם ויש פער גדול מדי בין ההצעות אתם תראו כחובבנים, כמי שמספקים מוצר או שירות שערכו אינו ברור או שתגלו שבסופו של דבר ״לכם זה עלה״ יותר – יתכן וזה יהיה פתח למשא ומתן אולם יתכן גם שהלקוח פשוט ימשיך הלאה.
לצורך כך חשוב שתתכננו בקפידה לא רק את המוצר שלכם, אלא גם את התמחור, את החבילה, את ההנחות והמבצעים האפשריים.
ולמי שזה היה קצת ארוך בשבילו (כי הרי אין לנו זמן) אז בקצרה זכרו כי אתם בפתחה של–
ה – הגדרות תפקידים
ת – תכנון קדימה
ח – חלוקת עומסים
ל – לקוחות מתאימים
ה – הקפדה ועקביות
חדשה
בהצלחה!
איך תמחור יכול להפוך עסק לרווחי? בסופו של דבר, שורת הרווח/הפסד היא זו שתגזור את דינו של עסק להמשכיות או לסגירה. לכאורה זה נשמע פשוט,
מהו הכלי שיהפוך את העסק שלך למכונה משומנת היטב? עובדה: חיל האוויר הישראלי הוא החיל הטוב ביותר בתחומו בעולם. יש שיאמרו שייתרונו נובע משיטת הגיוס
