cropped-final-logo-nash-150x150-1.png
cropped-final-logo-nash-150x150-1.png

וי אדום-בוצע!

 

מהו הכלי שיהפוך את העסק שלך למכונה משומנת היטב?

 

עובדה: חיל האוויר הישראלי הוא החיל הטוב ביותר בתחומו בעולם. יש שיאמרו שייתרונו נובע משיטת הגיוס המצוינת, אחרים יציינו את ההכשרה המעולה או את המטוסים המתקדמים, ויש שייחסו זאת למחויבות הבלתי מתפשרת לביצוע כל משימה. כל אלה נכונים, אבל מה עוד הופך את הטייסים שלנו לטובים ביותר? ובכן, מסתבר שמדובר בכלי פשוט ויעיל מעין כמוהו – ה"צ'קליסט"!

 

הפעלת מערכת כה מורכבת כמטוס קרב באוויר, בתנאי לחץ וקרב וביעילות גבוהה ובאפס מקום לטעויות, מחייבת כישורים רבים ואימון רב. עם זאת, גם המוכשר שבטייסים יתקשה בזמן אמת לזכור כל פרט, להפעיל כל מתג, להביט לכל כיוון ולנצח. כדי לצלוח את המשימה חייבים לעבוד בשיטתיות, תוך מיקוד ויכולת ביצוע שלא מזניחה אף פרט.

 

ואיך זה קשור לעסק שלך? לכולנו יש משימות מורכבות שחוזרות על עצמן. בין אם יש אצלך עומס גדול, או שהאתגר שלך הוא "זיכרון של דג זהב", כנראה שגם לך יצא לדלג על שלבים ולפספס מטלות בתהליך ארוך ומורכב אפילו בלי לשים לב. הכל בסדר, זה עניין של לחץ, מתח או סתם סממן של אנושיות.

 

אז איך צ'קליסט יעזור לך לפצח משימות ביעילות?

 

ה-צ'קליסט כולל בתוכו את השלבים הנדרשים לביצוע מוצלח של תהליך החוזר על עצמו.
בשונה מרשימת מטלות אקראית המייצגת פשוט את "מה" שנדרש לעשות, הצ'ק ליסט מטרתו לסייע בהפחתת הטעות על ידי פיצוי על גבולות הזיכרון האנושי – הטרוד, העמוס והמוסח.
איך? באמצעות תכנון מדוקדק, מפורק ומתוזמן.

הצ'ק-ליסט עונה למעשה גם לשאלות כגון "מתי לעשות?", "באיזה סדר?", "מי יעשה?", "מה קורה אם משהו השתבש בדרך?" ועוד – שלב אחרי שלב.

 

זה עובד בהכנת פיצה, וגם בבניית אתר

 

לצורך הדוגמה, הכנת פיצה יכולה להופיע ברשימת מטלות תחת הכותרת "להכין פיצה". לעומת זאת ב-צ'קליסט, שתוכנן היטב, היא תכלול את כל השלבים בדרך לתוצאה: רכישת המוצרים, התפחת הבצק, חימום הטאבון, חיתוך התוספות ועוד.
את השלבים נציב אחד אחרי השני (או לעיתים במקביל), באופן שיביא לניצול זמן מיטבי וימנע תקלות שעלולות להביא לקריסה של התהליך כולו.

 

הנה דוגמה לדילוג שלב פשוט שיכול לגרום לפספוס הדלליין להשלמת המשימה:

הכנת את הבצק, הכנת את הרוטב, פיזרת תוספות והכנסת לטאבון.

אבל מה? שכחת להדליק את הטאבון.

עכשיו צריך להוציא את הפיצה מהטאבון, להדליק אותו, לחכות שיתחמם ורק אז להכניס שוב את הפיצה.

זה אמנם לא גרם למשימה להיכשל, אבל זמן מיותר אבד ופספסת את הדדליין. 

 

מתי כדאי ליצור צ'קליסט?

 

אפשר להשתמש בטכניקת הצ'ק-ליסט בתחומים רבים, גם בחיים האישיים. היא מבטיחה סיום משימות בהצלחה ע"י פירוט הצעדים שאסור לפספס, ומביאה לשיפור בכושר הארגון והפרודוקטיביות של כל אחד שישתמש בה.


לדוגמה:

> צ'קליסט יציאה לפרויקט חדש יעזור לך לוודא שיש לך את הכלים, המשאבים והזמן הדרושים למסירה של המוצר באיכות הטובה ביותר.
> צ'קליסט שגרתי בתחילת שבוע/יום/חודש – יש לפרט את כל המשימות ותחומי האחריות לפרק הזמן הרלוונטי, בעיקר כאשר ישנם קשרים בין המשימות, אילוצים ותלות באנשים אחרים.
> צ'קליסט לפני ראיון של מועמד חדש או בעת אפיון לקוח יעזור לך לוודא ששאלת את כל השאלות הנדרשות ובסדר הנכון
> צ'קליסט הכנה לנסיעת עסקים או לחופשה יעזור לך לוודא שלא שכחתם שום דבר, שיהיו מינימום בלתמ"ים ביעד אליו ועוד ועוד

 

מה יתן לך הצ'קליסט?

 

הדבר הכי חשוב שתקבלו הוא שקט נפשי.
כשהמוח טרוד בניסיון לזכור הכל, המחשבה מתפזרת והיעילות שלה נפגעת. 

צ'קליסט מרגיע בכך שהוא מייתר את הצורך לזכור הכל בעל-פה. הכל כתוב! הוא מפנה אתכם למחשבה יצירתית, לצפייה מראש של כשלים אפשריים בתהליך.

 

כשכל המשימות לפניך, קל יותר להאציל סמכויות מראש, באופן מדויק ועל האדם הנכון לפי כישוריו ולוח הזמנים שלו. 

ככל שהמיקוד שלך יגבר, היעילות שלך תגבר, המשימות יושלמו במהירות ובדיוק ויתפנה לך זמן לכבוש את הפסגה הבאה.

 

איך בונים צ'קליסט שעובד? הנה השלבים:

 

  1. להכין פלטפורמת כתיבה
    זה יכול להיות במחברת, במסמך מקוון בענן של גוגל או במערכת אונליין לניהול משימות. אחת המערכות הידידותיות בשוק היא Monday הישראלית (שמוערכת היום בכ-2 מיליארד דולר! זה רק מראה כמה העולם מכיר בחשיבות ניהול משימות חכם).

  2. להכין רשימת טיוטה של צעדים
    השלבים השונים, בעלי התפקידים האחראים על כל שלב, לוחות הזמנים, כמויות ואפילו הערות לתשומת לב ובקרה בנקודות מסוימות.

  3. זמן לבצע! אבל תחת בקרה שוטפת
    במהלך הביצוע, יש להשוות את הביצוע בפועל לשלבים שרשמת ברשימת הטיוטה שלך.
    החמצת משהו בהתחלה, זה הזמן להוסיף. יש שלבים מיותרים? עכשיו אפשר למחוק אותם

  4. הגיע הזמן לקטוף את הפירות
    אחרי שביצעת את המשימה שבנית לה צ'קליסט כמה פעמים, לא ידרשו יותר שינויים והוא פשוט יתחיל לפעול, ולהפוך אותך למכונה משומנת היטב

 

טיפ אחרון לסיום

 

יום יבוא והצ'קליסט שבנית לתהליך מסוים יהפוך לטבע השני שלך וירוץ "על אוטומט".
זה בדיוק הזמן לעצור רגע ולבדוק אולי יש משהו שכבר לא מתאים ואפשר לשנות כדי להפוך את הצ'קליסט למשוכלל ויעיל עוד יותר.

אנחנו מאחלים לך בהצלחה,

ונשמח לשמוע איך טכניקת הצ'קליסט עזרה לך.

 

לינקים

גזור ושמור לינקים שימושיים בנושאים: זכויות עובדים ומעסיקים, פנסיה, הריון,
איתור חסכונות פנסיונים, הסכמים לדוגמא וחוזים משפטיים להורדה ועוד

קרא עוד »

וי אדום-בוצע!

מהו הכלי שיהפוך את העסק שלך למכונה משומנת היטב? עובדה: חיל האוויר הישראלי הוא החיל הטוב ביותר בתחומו בעולם. יש שיאמרו שייתרונו נובע משיטת הגיוס

קרא עוד »

טיפים ועצות VIP בעולם החשבונאות

טיפים ועצות VIP בעולם החשבונאות בעסק שלכם מבית אופיסגיא (סאמיט)   היי, שמי מתן! במאמר הבא אני הולך לשתף אתכם בטיפים מיוחדים שקשורים לעולם החשבונאות

קרא עוד »