ניהול זמן

ניהול זמן, בסיס הכרחי להצלחת העסק. אין לך את זה? תייבא!

בדיוק כמו שלא תוותר על רואה חשבון, חברת ביטוח או רופא, "מנהל הזמן" שלך הוא חיוני להצלחת ושגשוג העסק.

המשאב הכי מוגבל שלנו ולכן הכי יקר, זה הזמן שלנו.
אנחנו שואפים לעמוד ביעדי העסק, להתקדם, להגיע לכל הלקוחות והמשימות
וגם להשאיר מספיק זמן למשפחה, לפיתוח אישי, כושר, מנוחה…

"העסק בחיתוליו אין לי צורך/ העסק עובד אז כנראה שהכל בסדר…"

אנשים בראשית דרכם העסקית עדיין "נהנים" מזמן פנוי רב ואינם מרגישים את האתגר של ניהול זמן ואינם מניחים תשתית מתאימה (יעדים, תוכנית עסקית, חלוקת תחומי אחריות, מציאת בעלי מקצוע מתאימים למיקור חוץ…) וכאשר העסק מתחיל להמריא יש יותר משימות, נוצר עומס, בלאגן ובלבול-
מהי חלוקת העבודה בארגון? האם כל הנטל על אדם אחד? האם כל אחד עוסק במה שהוא הכי טוב בו? מי מנהל ומי מנוהל? מי מטפל בשוטף? ומי ממשיך לקדם את העסק ולייצר לקוחות חדשים?
העסק מצליח, יש גדילה בהיקף העבודה, יותר לקוחות, יותר תנועה, יותר פעילות, ההזמנות זורמות והיומן עמוס –
כך גם הקושי לנהל את הזמן נהיה גדול יותר (וגם לשמור על איכות הביצוע…).

ניהול זמן מוצלח משפיע כמובן גם על הרווחיות.

רכישת הידע והיכולות.

יוצאים לדרך עם עסק חדש? היעד הראשון שלנו, הוא לרכוש את הידע ואת היכולות ובכך להפוך את הזמן שלנו לרווחי.
ככל שהזמן שלנו מנוצל בצורה טובה יותר, השעה שלנו שווה יותר ואנו מייצרים יותר ערך פר שעה.
אם עד היום השתכרנו חמישים ש"ח בגין שעת עבודה והיום אנו יודעים לייצר חמש מאות ש"ח בגין אותה שעה, למעשה הכפלנו פי עשרה את ההכנסה על אותה שעת עבודה.
אם בעבר נדרשו לנו עשר שעות כדי לייצר הכנסה של חמש מאות ש"ח והיום אנחנו מייצרים את ההכנסה הזאת בשעה אחת בעצם יצרנו ניהול זמן יעיל וריווחי יותר.
הגדלנו את הרווח שלנו פר שעת עבודה.

בשלב הראשון בעסק מתחיל, בדרך כלל ההכנסות מועטות (לעיתים אפילו אין בכלל) והיזם נאלץ לעשות הרבה מאוד דברים באופן פרטי ועצמאי. אולם ככל שהעסק מתפתח והיזם ממשיך לעשות את מרבית הדברים בעצמו גובר עומס המשימות והאחריות והוא אינו מצליח לפנות זמן לעשות את הדבר החשוב ביותר – לפתח את ליבת העסק, את המרכיבים באמצעותם הוא מייצר ערך מוסף.
חשוב להשקיע בשלב הזה ולהיות ממוקדים בפיתוח המכונה התומכת את הליבה העסקית, בניה והשקעה מוקדמת ושיטתית תשחרר אתכם בהמשך מהצורך להתעסק בכל העשייה הטכנית, השוטפת, הבירוקרטית והמתסכלת ותאפשר לכם לקדם את העסק לשלב הבא.

הצעד הבא הוא בעצם המעבר לעסק צומח, שמייצר הכנסה.
אולם בשלבים הראשוניים עדיין סביר להניח שהיזם, די בודד במערכה, הוא אינו מחזיק צוות עובדים ועושה הכל לבד וחשוב שינהל את זמנו בצורה מיטבית.

הנה כמה המלצות בסיסיות לאופן שבו נכון לצאת לדרך:

הצעד הראשון הוא לקבוע סדר יום ולהגדיר חלונות זמן למשימות שונות – לעבוד עם לו״ז ולא להגיב למשימות מתפרצות.
בשלב השני למזער הסחות דעת –
פתחו את תיבת הדואר האלקטרוני שלכם, רק אחת לכמה שעות. אין טעם להגיב לכל הודעה און ליין.
פייסבוק הוא פלטפורמה מצויינת אבל גם הסחת דעת משמעותית, הגדירו זמן לעבודה בפייסבוק (בידקו מתי השעות שהכי כדאי לכם לפרסם בהן, שהתנועה גבוהה יותר) והשאירו את הגלישה "החופשית" לזמן פרטי.
האם אתם מקבלים הודעות וואטצאפ כל רגע? פניה מלקוחות, מקבוצת ההורים, ספקים, רואה חשבון…
כל אלו הסחות דעת, המפריעות לנו להתרכז ולבצע את המשימות באופן איכותי.
זכרו, ככל ששעת העבודה שלכם יקרה יותר גם בזבוז הזמן…

הצעד השלישי או-
כל מה שאתם לא חייבים לעשות בעצמכם, תנו למישהו אחר לעשות!

אז העוסק עובד, ויש הכנסות, עכשיו המטרה שלכם היא להתפנות מכל מה שאתם לא חייבים ולא עושים בצורה מיטבית ולתת למישהו אחר, שזאת החוזקה שלו לעשות.
עליכם לזהות מהן החוזקות שלכם, מהו הדבר שאתם יודעים לעשות ממנו כסף ולהשקיע את מירב הזמן שלכם בזה.

אחרי שהבנתם במה אתם הכי טובים ומהי הדרך האפקטיבית ביותר עבורכם לייצר כסף ולעסוק בליבת העסק שלכם, ברגע שאתם יודעים מהי הדרך האפקטיבית עבורכם לייצר כסף, את כל יתר המשימות כדאי שתעבירו הלאה- החוצה.
רבים נוטים לחשוב כי חלק ניכר מהמשימות הם יכולים לעשות לבד ויהיה זה בזבוז לשלם למישהו חיצוני אך בפועל, הזמן שנדרש לכם ללמוד ולייצר ברמה מקצועית וטובה את השירות שאתם צריכים, כשהחלופה היא לקנות ממישהו את "הידע", יעלה לכם הרבה הרבה יותר…
נניח והחלטתם שאתם צריכים אתר אינטרנט, כנראה שתוכלו לעשות זאת לבד, יש היום לא מעט פלטפורמות ידידותיות מאד, עשירות בתבניות וכלים לסייע לכם ועדיין, חישבו וחשבו כמה זמן יקח לכם לבצע את המשימה ולאיזו רמת תוצר תגיעו.
האם בונה אתרים מקצועי יוכל באותו הזמן או פחות להגיע לתוצר טוב יותר? כנראה,
נגיד ולכם ידרשו כ- 20 שעות עבודה על האתר ושעת עבודה שלכם כאמור שווה 500 ש"ח, האתר עלה לכם כבר 10,000 ש"ח! בעוד שאצל בונה אתרים מקצועי כנראה תשיגו יותר בשביל הרבה פחות, הרווח שלכם הוא כפול, השגתם תוצר איכותי יותר בפחות כסף וגם הזמן היקר שלכם נשאר פנוי למשימות שבהן החוזקה שלכם באה לידי ביטוי.

העבירו לאנשי מקצוע חיצונים את ניהול הקמפיין הממומן בפייסבוק או לנהל את הדף העסקי, לטפל בשירות הלקוחות או לפחות לתת מענה ראשוני מהיר כאשר אתם עוסקים בדברים אחרים ומקדמים את העסק.
בוודאי יש דברים שכיף לכם לעשות וזה חלק מההנאה ומההנעה שלכם ללמה בעצם העושים מה שאתם עושים, המשיכו לעשות אותם אתם לא צריכים לוותר עליהם, אבל הרעיון הוא שהזמן שלכם יהיה פנוי לדברים החשובים באמת ולא לעסוק בשוטף ובירוקרטיות גוזלות זמן שאתם יכולים וכדאי לתת לאחרים לעשות.

אתם רוצים לעשות את החישוב בעקביות, מהו הרווח שלכם בשורה התחתונה ואיך אתם מנהלים את הזמן שלכם בצורה הטובה ביותר.
כל דבר שאתם לא חייבים לעשות, שלא קריטי שאתם תעשו, שמישהו אחר יכול לעשות את (רצוי מישהו שכבר מוכשר לדבר) בעוד אתם תשקיעו כאמור את הזמן שלכם בלהמשיך לפתח ולקדם את העסק.
חשוב להישאר ערניים לשוק ולעסק שלנו, להמשיך לנוע וללמוד ותמיד להתייעל ולחזור ולבחון את עצמכם.
כמה זה באמת עולה (האם חישבתי תקורות? הוצאות עקיפות?)
כמה עולה לך להעסיק מזכיר.ה/פקיד.ה או צוות אדמינסטרטיבי?
האמת שגם אם העסקתם בעבר/מעסיקים היום וגם אם אתם עסק חדש כנראה שיש לכם מושג חלקי.

קחו דוגמא מהסימולציה הבאה-
עובד אדמיניסטרציה מתחיל, ללא ניסיון משמעותי (משרה מלאה, 35 ₪ לשעה)
לכאורה משכורת התחלתית של כ- 6,500 ₪.
אבל זאת אינה מייצגת "עלות מעביד", תוסיפו:
ביטוח לאומי, ביטוח בריאות, נסיעות, הפרשות לתגמולים ופיצויים מצד המעביד
ותנאים סוציאליים נוספים (כגון: קרן השתלמות/ פנסיה/ביטוח מנהלים).
בתנאים הבסיסים ביותר זה מביא אותנו לשכר בגובה 8,071 ₪.

לא לשכוח-
שי לחג, ליומולדת, ימי מחלה, הפסקות קפה, הפסקות סיגריה, מזגן, תאורה, ציוד משרדי, פעילות רווחה, השתלמויות….
שוב, מדובר על עובד מתחיל, שדרושים לו הכשרות וזמן, כלומר אתם משקיעים בו משאבים נוספים ובדרך כלל מקבלים תפוקה שאינה מקסימלית (הוא מספיק פחות, התוצר באיכות פחותה וכנראה שגם יגזול במקביל את הזמן שלכם או של עובדים נוספים כדי לבצע את המשימה).

ונקודה נוספת-
כשאתם שוכרים עובד למשרד אתם משלמים גם על זמנים בהם יש ירידה בנפח העבודה ונניח ומדובר בעובד במשרה חלקית, כנראה שתאבדו אותו בהמשך (כי הוא סטודנט/ כי הוא חוסך לטיסה/ כי הוא מצא משרה מלאה….) ותדרשו לאתר עובד חדש ולהכשירו מההתחלה…

אז מה הפתרון?
אתם יכולים לבצע מיקור חוץ לחלק או כל השירותים המשרדים שאתם צריכים, לשלם רק עבור נטו שעות עבודה, בלי תנאים סוציאלים, בלי הפסקות קפה, חופשות, מתנות, פיצויים, ביטוח לאומי, נסיעות, מזגן, ימי מחלה, הכשרות, ציוד ואחזקת משרד….

נטו עבודה, נטו תוצאות.